Un sistema de gestión documental hace que sea fácil para las empresas combinar archivos en papel y digitales en un único repositorio. Los documentos fileísicos se pueden escanear y los formatos digitales de estos y otros documentos generados por diferentes sistemas se pueden importar.
La utilidad de su implementación en las organizaciones no solo radica en el hecho de poder establecer un procedimiento de trazabilidad y control de la información, sino también de que todos los interesados puedan tener acceso a la misma, de manera práctica y sencilla.
Los DMS basados en la nube son sistemas alojados en servidores remotos y accesibles a través de Online. Este tipo de DMS ofrece varias ventajas y algunas consideraciones:
Acceso rápido y centralizado a la información: almacenar todos los documentos en un repositorio centralizado permite a los empleados acceder rápidamente a la información necesaria, mejorando la eficiencia y reduciendo el tiempo dedicado a buscar documentos.
Un buen sistema de gestión documental no solo agiliza los procesos internos, sino que también contribuye a mejorar la productividad y reducir los errores asociados con la pérdida o duplicación de documentos.
Gestión avanzada de contenido: permite organizar, clasificar y buscar documentos de manera eficiente con herramientas de indexación y metadatos avanzados.
A pesar de los numerosos beneficios, las organizaciones pueden enfrentar diversos desafíos al implementar un sistema de gestión documental. Uno de los principales problemas es la resistencia al cambio.
Colaboración eficiente: Las funciones de trabajo en equipo agilizan proyectos y mejoran la comunicación interna.
Sin Dependencia de Online: Los sistemas on-premise no dependen de la conectividad a internet para acceder a los documentos, lo que puede ser beneficioso en entornos con conectividad limitada o inestable.
Utilizan bases de datos y sistemas de indexación para clasificar y etiquetar los documentos, facilitando su búsqueda y acceso rápido. Los sistemas GED son ampliamente utilizados en la actualidad debido a su capacidad para reducir el uso de papel, mejorar la eficiencia operativa y garantizar la seguridad y confidencialidad de la información.
Permite a las empresas gestionar todo el ciclo Gestión de Documentos de vida de su contenido y documentos. Esto incluye capturar, almacenar, administrar, preservar y entregar información de una variedad de formatos de documentos.
Los flujos de trabajo digitales crean un flujo lógico de procesos, asignan tareas y designan sustitutos en caso de que un empleado no esté disponible.
Handle de versiones: mantiene un historial detallado de los cambios realizados en los documentos, asegurando la trazabilidad y evitando conflictos de edición.
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